Processtyrd verksamhet

Lejondrottningen och Trelleborg När Trelleborg våren la över handläggningen av de arbetssökandes ansökningar om försörjningsstöd på en robot var det ett av flera resultat av en intensiv förändringsresa. Alla nya ärenden och ärenden som avviker ifrån det som algoritmen är programmerad att besluta om sorteras bort och beslutas av handläggare.

Trots kritik – Trelleborg följer lagen

Var det till exempel rimligt att en person som sökte ekonomiskt bistånd behövde vänta på ett beslut i tio dagar? Svaret var ett entydigt nej och utifrån dessa och liknande diskussioner började vi kartlägga vårt arbetssätt och våra processer för att höja kvaliteten och korta ledtiderna. Robotens rutinärenden Resultatet blev den unika Trelleborgsmodellen där handläggningen av arbetssökande delades i två delar, där en handläggare skötte den ekonomiska biten och en arbetsmarknadssekreterare blev en resurs för individens möjligheter att hitta arbete.

Med de nya rutinerna på plats blev möjligheterna att automatisera återkommande ansökningar om ekonomiskt bistånd allt tydligare.

Att arbeta processtyrt

När en person söker försörjningsstöd för första gången sköter en handläggare ansökan, gör beräkningen och fattar beslut. Det är när samma sökande återkommer med en ansökan som inte avviker på något sätt som roboten kommer in i bilden. Idag görs 75 procent av ansökningarna digitalt och av dessa sköts drygt 30 procent av roboten. När jurister på SKL har tolkat kommunallagen , förvaltningslagen samt dataskyddsförordning GDPR är deras slutsats att automatiserade beslutsstöd är fullt möjliga med undantag för själva beslutet som bara kan fattas av en mänsklig tjänsteutövare.

I samband med SKL:s utlåtande valde arbetsmarknadsförvaltningen i Trelleborg att anlita den juridiska rådgivningsbyrån KommunLex för en andra bedömning, med hänvisning till deras gedigna kunskap om såväl kommunrätt som förvaltningsrätt och socialrätt.

Processorganisation

Vi har tagit fasta på dessa förändringar och tolkar lagstiftarens avsikt som att offentlig förvaltning kan jobba med robotar även om kommunallagen inte riktigt hängt med, sammanfattar Zara Göransson Tosic. Mer mänskliga möten Nu arbetar Trelleborg för att roboten ska sköta fler typer av ärenden. Samtidigt vill Zara Göransson Tosic bemöta ett mycket vanligt missförstånd kring automatiserat beslutsfattande och Trelleborgsmodellen.

För det är inte så att robotar minskar mängden mänskliga möten.

Processorienterat arbetssätt powerpoint Har ni bra Processtyrning i er verksamhet?

Nackdelar med processorienterat arbetssätt Processerna finns och har alltid funnits.

Processtyrning tydliggör ansvar och mandat, förklarar beslutsprocesser och bjuder in organisationens medarbetare att bidra i dess utveckling.

Alla kan sin verksamhets organisationsstruktur, långt färre känner verksamhetens processmässiga struktur.

Sedan träffas man flera gånger i veckan tills individen hittat ett arbete. Hela vår organisation främjar det mänskliga mötet. Förändring börjar inte med teknik utan med att inventera sina processer och förändra sitt förhållningssätt.